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PLAZOS DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Muchas veces se nos ha planteado la cuestión de durante cuanto tiempo tengo que conservar las facturas así como los papeles (contratos, escritura, seguros…)  y en el caso de haber finalizado el plazo de conservación como destruirlas….?

Lo más práctico es ordenar los papeles en función de su utilidad y vigencia, para tirarlos cuando no sirvan.

Lo podemos estructurar de la siguiente manera:

Los recibos de los suministros(agua, luz, gas..). Una vez verificados los consumos y cargos, no es necesario guardarlos (siempre se puede pedir un duplicado). Las asociaciones de consumidores recomiendan dejarlos un año por si hubiera que reclamar. Como opción, la mayoría de las compañías ya ofrecen factura electrónica.

Los extractos de bancos y tarjetas: una vez revisados no tiene sentido guardarlos (siempre se puede pedir un duplicado). Muchos bancos dan la opción de correspondencia electrónica.

A largo plazo

El último resumen de vida laboral enviado por la Seguridad Social y las últimas 12 nóminas (el periodo máximo para reclamar cantidades impagadas en un año).

Papeles con relevancia tributaria: declaración de IRPF y patrimonio (y justificantes de los datos que recogen), impuesto de circulación, IBI... Hacienda puede pedir los justificantes hasta cuatro años después de haber pagado el impuesto.

Facturas y garantías: un mínimo de dos años.

Justificantes del pago de colegios, gimnasios, etc., mientras dure la actividad.

Los contratos mientras estén vigentes. Después conviene guardarlos 15 años (plazo máximo para iniciar una reclamación por incumplimiento).

Escrituras de propiedad: mientras se posea el bien.

Pólizas de seguros y último recibo de pago, hasta que finalice el contrato. 

A nivel de empresas: 

Los empresarios están obligados a conservar, incluso de manera digital, las facturas recibidas, las expedidas y los justificantes contables hasta que termine el plazo de la Administración para inspeccionar el ejercicio, esto es, cuatro años a partir del último día de la presentación de la declaración en Hacienda.

De forma general, no se exige la conservación por orden cronológico sino únicamente de manera ordenada, por ejemplo, según clientes o proveedores, según proyectos, años, etc. Se permite que puedan ser guardadas de forma diferente al que fueron emitidas o recibidas siempre que tengan su contenido original.

No obstante  es importante leer el CODIGO DE COMERCIO  en su articulado del 25 al 33 donde habla de los libros de los empresarios. Amplía aún más el plazo que Hacienda tiene para inspeccionarnos. Concretamente en el 30 especifica lo siguiente:

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

Una vez finalizado el plazo podremos destruir la documentación de la siguiente manera: si esta en papel a través de cualquier medio como destructoras, empresas de reciclaje etc., que garanticen la eliminación de dicha documentación de tal forma que ningún dato pueda ser utilizado,…y si esta en el ordenador o en soportes externos la forma mas sencilla es formateándolos..

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