Consultoría para adaptación a la Ley de Protección de Datos

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LA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS FRENTE A LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS (LOPD)

 

oferta comunidades 3

OFERTA VALIDA PARA TODO EL TERRITORIO NACIONAL:

  • Alta de los ficheros en la AGPD
  • Escrito de comunicación a los vecinos para cumplir con el deber de información.
  • Alta del personal, sus manuales y obligaciones personalizadas, si hubiesen
  • Contrato del artículo 12 con el administrador.
  • Cláusula informativa de video-vigilancia.(si la hubiese)
  • Modelo del distintivo informativo de videovigilancia. (si la hubiese)
  • Formularios para derechos ARCO
  • Documento de seguridad adaptado al RD1720/2007
  • Recomendaciones técnicas si fuesen necesarias.
  • Asesoramiento telefónico durante los 6 meses siguientes a la contratación.

Esta oferta será válida para comunidades de propietarios de hasta 2 empleados.

 

SERVICIO PERSONALIZADO, ECONOMICO, Y COMPLETO.

 


 

CUESTIONES FRECUENTES SOBRE LA APLICACION DE LA LOPD EN LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS

No son pocas las dudas que asaltan a los responsables de las comunidades de propietarios cuando afrontan su adaptación a la Ley de Protección de Datos. A continuación respondemos a las preguntas mas frecuentes.

 

 

 

 

¿Están las comunidades de propietarios obligadas a cumplir con la Ley de Protección de Datos?

Por el desarrollo habitual de las comunidades de propietarios, es necesario realizar tratamientos de datos personales tales como el cobro de las cuotas de los propietarios, pagos a proveedores, relaciones laborales, videovigilancia, etc.. Estos tratamientos de datos se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, por lo que sí las comunidades de propietarios están obligadas a cumplir con la LOPD.

 

Quién es el responsable de los ficheros, ¿la comunidad o el Administrador de Fincas?

Aunque en muchas ocasiones el Administrador de Fincas es quien realiza todas las gestiones administrativas e incluso custodia toda la documentación e información sobre los propietarios de las viviendas y resto de datos de carácter personal, la comunidad de propietarios es considerada a  todos los efectos Responsable del Fichero*

Definitivamente la comunidad de propietarios es el principal responsable, está obligado a implantar en su seno la LOPD y declararse como Responsable de los Ficheros en el Registro General de Protección de Datos. En definitiva, la titularidad del fichero corresponde a la Comunidad de Propietarios

En cambio el administrador en cualquiera de los casos, al tener acceso y/o tratar los datos personales pertenecientes a los ficheros de la Comunidad de Propietarios, es considerado “Encargado del Tratamiento”**.

*Definición legal: (artículo 5.q RDLOPD) Persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que sólo o conjuntamente con otros decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento, aunque no lo realice materialmente. …

** Definición legal: (artículo 5. i RDLOPD) Persona física o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo que, sólo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento o del responsable del fichero, como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que le vincula con el mismo y delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio. …

 

¿Es obligatorio celebrar un contrato entre la Comunidad de Propietarios y el Administrador de Fichas?

La relación entre el Administrador de Fincas y la Comunidad de Propietarios, deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento (el Administrador de Fincas) tratará los datos conforme a las instrucciones del Responsable del tratamiento (la Comunidad de Propietarios), que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas.

 

Si el Administrador de Fincas es quien realiza los tratamientos de datos y custodia la documentación. ¿Qué debe hacer la comunidad?

Cuando es el Administrador de Fincas quien realiza de forma exclusiva todos los tratamientos de datos y además custodia la documentación e información perteneciente a los ficheros de la Comunidad de Propietarios, esta podrá delegar la obligación de la llevanza del documento de seguridad, salvo en lo relativo a aquellos datos contenidos en recursos propios. Esta circunstancia se deberá hacer constar el contrato con el administrador.

No obstante, en el caso de que algún representante de La Comunidad intervenga en el tratamiento de datos personales, estará obligado a mantener el deber de secreto y absoluta confidencialidad. Para ello se establecen unas medidas básicas de seguridad que se establecen en el documento de seguridad que se adjunta.

 

¿Qué medidas de seguridad hay que llevar a cabo?

Al igual que cualquier otro Responsable de Ficheros (empresas, autónomos, organismos públicos, etc..) las medidas de seguridad serán implementadas en función del nivel de seguridad aplicable a los ficheros que se manejan. (ver guía de seguridad de la AEPD).

 

Lo habitual será que los datos que se manejen sean de nivel básico, aunque existe la posibilidad de que la Comunidad de Propietarios maneje datos de nivel medio e incluso alto en el caso de las comunidades con empleados.

 

¿Tienen que firmar algún documento los vecinos?

No, aunque la LOPD impone la obligación de disponer del consentimiento libre, voluntario e inequívoco del titular de los datos (en este caso el propietario de la vivienda), el tratamiento de datos que la comunidad de propietarios, o el Administrador de Fincas realiza para el cumplimiento de sus obligaciones legales, se encuentra dentro de los supuestos legales que exceptúan la necesidad de recabar el consentimiento de los vecinos.

Sin embargo, estas excepciones no eximen a la Comunidad de Propietarios de cumplir con el Derecho de Información (artículo 5 de la LOPD) y deberán informar de la posibilidad de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición así como de la identidad del responsable de los ficheros a los propietarios.

 

¿Se le pueden dar los datos de los propietarios a empresas que prestan sus servicios para la comunidad de propietarios?

La “comunicación o cesión de los datos de carácter personal, fuera de los casos en que estén permitidas” se considera según la LOPD infracción muy grave que pueden sancionarse con multas de hasta 601.012 euros.

Hay que tener en cuenta que “los datos de carácter personal objeto del tratamiento sólo podrán ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario con el previo.

Un ejemplo recurrente sería el de un instalador de antenas que tiene que contactar con los vecinos. El presidente o administrador que facilita una lista de nombres y teléfonos de propietarios al instalador para este coordine la instalación con los propietarios, está haciendo una cesión de datos y debe haber solicitado por escrito previamente el consentimiento a cada uno de los propietarios.

 

¿Se pueden publicar datos de los morosos de la comunidad para forzarles a abonar la deuda?

 Los datos recabados o manejados deben ser adecuados, pertinentes y no excesivos en relación a la finalidad de los mismos (principio de calidad de los datos, artículo 4 LOPD).

En virtud de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), es posible la publicación de los datos personales de los vecinos deudores de la comunidad en dos supuestos:

En la convocatoria de la Junta de vecinos (artículo 16.2 LPH)

En la publicación del acta aprobado en Junta (artículo 19.3 LPH)

Ahora bien, antes de llegar a la publicación en el tablón de anuncios, se ha de seguir el siguiente procedimiento:

Notificar al afectado en su domicilio conocido la convocatoria de la Junta o el Acta donde se contiene su condición de deudor.

En su defecto, se notificará en el inmueble del que es propietario en la comunidad de que se trate.

En caso de total imposibilidad para notificar personalmente, se procederá a publicar la convocatoria de Junta o el Acta en el tablón de anuncios del edificio o lugar visible.

La finalidad de colgar la lista en el tablón es informar a los propietarios deudores que se hallan en tal situación, y no poner en conocimiento de terceros tal hecho, aunque ello sea una consecuencia inevitable. Por ello, se ha de intentar por otros medios notificar personalmente a los afectados, quedando la publicación en el tablón de anuncios como última posibilidad.

Asimismo, ha de tenerse en cuenta que no cabe la publicación de forma autónoma de un listado de vecinos deudores, pues la LPH se refiere a la publicación de la convocatoria de Junta y la del Acta aprobada por los propietarios.

 

 

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